A.
Efektivitas komunikasi bisnis, seperti
halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
- Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat
diterima komunikan.
- Ketepatan.
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang
dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin
disampaikan sesuai dengan kerangka piker komunikan.
- Kredibilitas.
Dalam berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan
dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan
dari komunikan.
- Pengendalian.
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksi/umpan balik/feedback terhadap
pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus
dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target
komunikasi yang diharapkan.
- Kecocokan.
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang
menyenangkan dengan komunikan.
Sementara
Ketrampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai
cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan diantaranya
:
- Reading
- Listening
- Speaking
dengan membuat dan atau melakukan percakapan menarik.
- Melakukan wawancara
- Kontak dengan kelompok-kelompok lain
- Membiasakan diri berpidato dan atau melakukan
presentasi
- Writing
dengan menulis surat, memo dan laporan.
- Komunikasi
bisnis ( Communication Bussines ) sejatinya adalah segala bentuk
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mecakup berbagai macam
bentuk komunikasi. Baik komunikasi verbal, maupun non verbal
- Komunikais
bisnis yang berhasil dengan baik, adalah komunikasi yang bisa dilakukan
secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi di organisasi
bersangkutan. Pimpinan yang baik, tahu dan faham benar macam dan bentuk
komunikasi yang harus diterapkan saar bicara dengan bawahan misalnya. Atau
seorang salesman faham menggunakan trik-trik approach komunikasi saat akan
mempersuasi calon klien atau pembeli.
- Intinya,
jika dilakukan dengan tepat, baik dan efekti, komunikasi akan menjadikan
salah satu item penting penentu sukses tidaknya sebuah
organisasi.perusahaan.
B.
Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang
selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi
merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan
kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara
kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka
sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi
dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
Beberapa definisi komunikasi bisnis
antara lain :
-
Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang
mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan
bisnis.Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia
bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia
bisnis ketika melakukan komunikasi.
- Komunikasi bisnis adalah setiap
komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu
gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk
menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi
pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut.
Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan),
strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip
dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan,
dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan,
humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun
bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan
suatu nilai bisnis (create business value).
-
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai
efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi.
Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar
informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima
suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
B. Pentingnya Kemampuan
Komunikasi Bisnis
Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang
menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam
lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang
dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu
aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer
mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur komunikasi yang buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya
komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau
ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran,
pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti.
b. Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif.
Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan
dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah
dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih
memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat,
tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’
secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
c. Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana
dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat
memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks,
berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih
leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi,
televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.
d. Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan
cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien,
tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau
pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria
dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.
e. Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience.
Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan
Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik
dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan
bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk
menciptakan iklim usaha yang kondusif.
f. Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi,
sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal.
Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras
dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang
padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang
menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta
upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian
serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang
disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga
pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi
berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan
teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi
setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di
seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris
tanpa penghalang apapun .
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk
berkomunikasi melalui berbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja
sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan
pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada
banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya. Proses
penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah,
seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara
dua arah (interaktif) melalui jaringan internet.
3.
Teknik Komunikasi
14 Kemampuan Komunikasi Yang Efektif
1. Berikan
kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka – Beri mereka kesan
bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada orang lain di muka bumi
ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda sangat antusias berbicara
dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka, anda membuat perasaan mereka
lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih terbuka kepada anda dan
sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam dengan anda.
2. Ajukan
pertanyaan tentang minat mereka – Ajukan pertanyaan terbuka yang akan
membuat mereka berbicara tentang minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail
mungkin sehingga akan membantu mereka memperoleh perspektif baru tentang diri
mereka sendiri dan tujuan hidup mereka.
3. Beradaptasi
dengan bahasa tubuh dan
perasaan mereka – Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini
dengan mengamati bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda
dapat menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka
akan merespon lebih positif.
4. Tunjukkan
rasa persetujuan: Katakan kepada mereka apa yang anda kagumi tentang mereka dan
mengapa – Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan
orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu
mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan secara
langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak langsung.
Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif.
5. Dengarkan
dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan – Jangan terlalu
berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi mereka berbicara.
Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan responlah serelevan
mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda benar-benar mendengarkan apa yang
mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat di dalam suasana bersama dengan
mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada sesuatu yang tidak
mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja ingin menghindari
semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam komunikasi jika anda ingin
mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang tersebut.
6. Beri
mereka kontak mata yang lama – kontak mata yang kuat mengkomunikasikan
kepada orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang
mereka katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika
dilakukan dengan tidak berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada
diri anda sendiri karena kesediaan anda untuk bertemu mereka secara langsung.
Akibatnya, orang secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda
katakan.
7. Ungkapkan
diri anda sebanyak mungkin – Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan
kepercayaan seseorang adalahdengan mengungkapkan diri seterbuka mungkin.
Bercerita tentang kejadian yang menarik dari hidup anda atau hanya
menggambarkan contoh lucu dari kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda
bercerita tentang diri anda, pastikan untuk tidak menyebutkan hal-hal yang
menyimpang terlalu jauh dari minat mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat
membiarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya
waktu.
8. Berikan
kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama – Gunakan kata-kata
seperti “kami, kita ” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda
menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka
berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di tim yang berbeda.
9. Berikan
mereka senyuman terbaik anda – Ketika anda tersenyum pada orang, anda
menyampaikan pesan bahwa anda menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa anda
kebahagiaan.
Tersenyum pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali
pada anda yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua.
10. Menawarkan
saran yang bermanfaat – Kenalkan tempat makan yang pernah anda
kunjungi, film yang anda tonton, orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku
yang anda baca, peluang karir atau apa pun yang
terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orang-orang, tempat atau
hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik perhatian mereka,
mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan seseorang untuk membantu
membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.
11. Beri
mereka motivasi – Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam
posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa kata
motivasi dari anda karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya
menjalani kehidupan dengan baik . Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat
dengan orang tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki
semuanya sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui
masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan anda
sebagai teman yang enak untuk diajak bicara.
12. Tampil
dengan tingkat energi yang sedikit lebih tinggi dibanding orang lain –
Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang yang akan mengangkat mereka,
bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara konsisten memiliki tingkat
energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka secara alami akan menjauh
dari Anda menuju seseorang yang lebih energik. Untuk mencegah hal ini terjadi,
secara konsisten tunjukkan dengan suara dan bahasa tubuh anda bahwa anda
memiliki tingkat energi yang sedikit lebih tinggi sehingga mereka akan merasa
lebih bersemangat dan positif berada di sekitar Anda. Namun jangan juga anda
terlalu berlebihan berenergik sehingga menyebabkan orang-orang tampak seperti
tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan
membangun antusiasme mereka.
13. Sebut
nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga mereka – nama
seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang sangat kuat bagi
mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan nama seseorang,
namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal Ini dapat terbantu dengan
cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau dua menit sampai
anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda menyebutkan nama mereka
lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka kenal, mereka akan menemukan
bahwa anda lah yang paling berkesan.
14. Tawarkan
untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju – Ada beberapa hal yang
dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran
untuk makan dengan mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan
olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka
akan tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat
yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki
keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang
instan.
Selain
itu diperlukan adanya :
1. Komunikasi informatif [informative communication]
2. Komunikasi persuasif [persuasive communication]
3.
Komunikasi instruktif/ koersif [instructive/ coersive communication]
4. Hubungan manusiawi [human relation]
You
can have brilliant ideas, but if you can't get them across, your ideas won't
get you anywhere."
~ Lee Iacoccap “Anda boleh saja memiliki ide brilian, tetapi jika
Anda tidak bisa mengomunikasikannya, ide Anda tidak akan ada gunanya.”
Betapa banyak orang pintar yang penuh dengan gagasan-gagasan
brilian ketika mereka lulus dari universitas formal mau pun universitas
kehidupan, yang akhirnya terbentur ketika menyampaikan ide-ide brilian
tersebut. Kecepatan berpikir tidak berbanding lurus dengan kecepatan menyusun
kata dan merangkai kalimat. Sering malah yang terartikulasikan berbeda dengan
apa yang dipikirkan. Pemahaman konseptual yang luar biasa baiknya tidak
berefleksi sama dengan pemahaman operasionalnya karena banyak faktor
sesungguhnya yang menyebabkan hal itu mengemuka. Satu di antaranya yang dapat
diuraikan disini adalah pemahaman teknik komunikasi yang belum memadai.
Artinya, ada beberapa prosedur komunikasi berhasil yang tidak mendapatkan
atensi proporsional saat komunikasi itu berlangsung. Prosedur dimaksud adalah:
sistematika pesan, suara, intonasi dan pemahaman terhadap lawan bicara.
Masih banyak terdapat ketidaktepatan dalam penyusunan
sistematika pesan sehingga pesan dimaksud tidak jelas sampai kepada orang yang
dituju. Artinya, terdapat beberapa pesan yang ketika disampaikan tidak melalui
proses penyusunan skala prioritas; mana yang harus disajikan lebih dulu
dibandingkan dengan yang lain. Padahal, dengan menyusun skala kepentingan,
pesan akan dapat disajikan dengan sangat sistematis dan terarah. Dengan
demikian, ide yang bagus akan lebih mengena dan bermanfaat.
Pertama, tentang
pemilihan dan penggunanaan diksi yang sesuai dengan orang yang tengah kita ajak
bicara. Jangan menggunakan kata-kata teknis yang kerap kita gunakan di
bidang/departemen yang kita geluti. Hal ini bukan hanya menimbulkan
ketidakmengertian orang-orang dari lintas departemen yang kita ajak bicara,
melainkan juga bisa menuai rasa antipati karena dianggap terlalu menyombongkan
diri dengan penggunaan kata-kata tersebut (walaupun hal itu tidak diniatkan).
Kedua, yang harus
diperhatikan dalam komunikasi di level yang sama ini adalah faktor
psikologis orang yang kita ajak bicara. Artinya, jangan memberikan sebuah
informasi dengan cara ’menggurui’ seolah-olah orang yang kita ajak bicara itu
tidak mengerti. Pemahaman situasi psikologis ini akan menyebabkan kita memilah
dan memilih kata-kata yang tidak menyinggung perasaan orang sejajar tersebut.
Ketiga, bahasa tubuh yang digunakan tidak boleh yang bersifat
agresif dan invasif. Setiap gerak tubuh harus disesuaikan sedemikian rupa
sehingga tidak ada pihak yang merasa tersenggol ’ego’-nya secara negatif dan
destruktif. Ketiga faktor berkomunikasi secara horizontal ini akan memberikan hasil
yang lebih maksimal kepada penuturnya jika dicamkan dan dilaksanakan dengan
baik pada saat berkomunikasi dengan pihak manapun yang kita anggap paralel,
apakah itu dalam hal status ekonomi, posisi kerja, pengalaman dan pengetahuan,
dll.
F.
Daftar Pustaka
http://www.akuinginsukses.com/14-teknik-komunikasi-yang-paling-efektif/